核对你每月的PCard账单很容易. 只需遵循下面列出的步骤.
我们鼓励持卡人在整个月内检查他们的交易情况, 只要它们被发布到您的BearTrax费用模块(步骤3到11), 下图).
逐步说明审查交易和核对报表
- 去 肖尼.edu/bear-trax，登录，选择ME，选择EXPENSES. (有一个 在线视频教学.)
- 如果您进行了交易并将其发布，它将出现在Travel 和 Expenses屏幕上. 如果没有交易显示, 您没有在邮寄日期前使用您的PCard, 你可以停在这里了. 如果显示交易，请继续.
- 如果你有任何交易，创建一个报告(通常按月). 保存并关闭.
- 选择您刚刚创建的当月的所有事务. 单击Actions，向下箭头，添加到报告，选择合适的报告. 保存.
- 要选择交易，请单击日期(蓝色)。.
- 在交易屏幕上，将详细信息与您的明细收据(硬拷贝)进行比较。. 金额对吗? 你要交税吗?? 如果金额不正确或你被收取税款, 你需要和卖方谈谈开信用证的事. 与此同时，继续审查这笔交易. It will be paid this month, regardless; a credit should show up in your account next month.
- 查看*Type以确保类型正确. (注意:PCard选项以PCard开头，Travel选项没有前缀.)
- 填写*描述. 你买了什么，为什么买? 要具体. 还记得, 旅行购买(所有记入对象代码62101系列的交易)需要的解释包括 谁, 什么, 在哪里, 当 和 为什么.
- 检查账号以确保正确无误.
- 附件. 附上收据的副本. (如果没有收据, 你必须填写一份遗失收据宣誓书, 获得批准, 把它附在收据上.)
- 当您完成审查此事务时，请保存并关闭. 这将带您回到您的费用报告页面.
- 重复步骤5-11，直到所有事务都被审查，红色圆圈消失.
- 你现在可以注销，但你的报告还没有提交.
- 提交报告, 确保所有事务都已完成, 点击“我已阅读并接受公司差旅和费用政策”的小框。. 单击Submit.
- 语句将显示报告编号和打印选项. 打印报告.
- 将报告附在所有证明文件(详细收据，装箱单等)之上.注:建议您按照您在报告中列出的交易顺序组织您的文档.
祝贺你! 您已经成功地审查了您的交易并核对了您的PCard.